Afwijzing sollicitatie: welke uitleg en gegevens je mag vragen

TL;DR: Na een afwijzing op je sollicitatie mag je meer vragen dan een standaardmail. De NVP Sollicitatiecode vraagt werkgevers je binnen twee weken na het besluit te laten weten waarom. De AVG geeft je gratis inzage in wat er over je is vastgelegd, ook beoordelingen, en een nieuw besluit door een mens als een systeem je afwees. Stuur je verzoek binnen vier weken, voordat je gegevens volgens de gebruikelijke termijn worden gewist.

Moet een werkgever zeggen waarom je bent afgewezen?

NVP Sollicitatiecode: de gedragsrichtlijn voor werving en selectie van de NVP, het netwerk voor HR-professionals, opgesteld in overleg met de Stichting van de Arbeid. De huidige versie dateert van juli 2025.

De afspraak dat je de reden hoort, staat in artikel 5.1 van de NVP Sollicitatiecode. Kom je niet in aanmerking, dan informeert de organisatie je "zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twee weken na het besluit en ook waarom dit besluit is genomen". De code voegt toe dat de inhoud van die motivatie afhangt van de fase waarin je zit. Na een cv-selectie mag de uitleg dus korter zijn dan na twee gesprekken en een assessment.

De code is geen wet. Op de vraag of de Sollicitatiecode rechtsgeldig is, antwoordt de NVP in haar eigen FAQ met "Nee", met de toevoeging dat er "een zwaarwegend advies" van uitgaat om de regels toe te passen. Je kunt de code wel noemen in je vraag en een klacht indienen als de werkgever zich er niet aan houdt.

Vraag concreet: "Aan welke eis uit de vacature voldeed ik volgens jullie niet?" Zo'n antwoord kun je gebruiken voor je volgende sollicitatie, of als bewijs als er iets misging.

Welke gegevens over je afwijzing kun je opvragen?

Hier begint de wet wel. Onder artikel 15 van de AVG heb je recht op inzage in alle persoonsgegevens die een werkgever over je heeft. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beschrijft wat dat inhoudt:

• Je hoeft niet te zeggen waarom je inzage wilt, en ook niet welke gegevens je bedoelt.
• Inzage kost niets. Alleen voor extra kopieën mag een redelijke vergoeding worden gevraagd.
• De werkgever reageert binnen 1 maand. Bij een ingewikkeld verzoek mag dat 2 maanden langer duren, maar dat moet hij je binnen die eerste maand laten weten, met de reden.
• Onder je persoonsgegevens vallen volgens de AP "ook meningen of beoordelingen over u". Notities van een recruiter bij je cv, scores uit een gesprek of een assessment en opmerkingen in het sollicitatiesysteem horen daar dus bij, voor zover ze over jou gaan.

Je krijgt een kopie van je persoonsgegevens, meestal als overzicht, en niet automatisch de hele documenten. Gegevens over anderen, zoals de scores van de kandidaat die de baan kreeg, vallen erbuiten. Wel moet de werkgever vertellen wie je gegevens ontvangt (bijvoorbeeld een assessmentbureau), hoe lang hij ze bewaart en of er automatische besluiten zijn genomen, met de logica daarachter.

Haast je wel. De AP noemt het gebruikelijk dat een werkgever je gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure verwijdert, tenzij je toestemming geeft om ze langer te bewaren (tot 1 jaar is dan redelijk). Wacht je twee maanden, dan is er mogelijk niets meer in te zien. Welke gegevens op je cv thuishoren, lees je in AVG en je cv.

Je kunt de reden en de inzage in één mail vragen. De AP heeft een voorbeeldbrief inzage; een korte versie voor een sollicitatie:

Op [datum] ontving ik een afwijzing voor de functie [functie]. Graag hoor ik, conform artikel 5.1 van de NVP Sollicitatiecode, aan welke eisen ik volgens jullie niet voldeed. Daarnaast vraag ik op grond van artikel 15 AVG inzage in de persoonsgegevens die jullie in deze procedure over mij hebben vastgelegd, inclusief beoordelingen en notities, en hoe lang jullie die bewaren. Is er bij de beslissing een geautomatiseerd besluit genomen, dan ontvang ik daarover graag ook informatie.

Afgewezen door een systeem: knock-outvragen en artikel 22 AVG

Een afwijzing hoeft niet van een mens te komen: een sollicitatiesysteem kan op basis van je formulierantwoorden zelf nee zeggen. In Recruitee, het Nederlandse sollicitatiesysteem van Tellent, kan een werkgever knock-outvragen instellen bij vragen met vaste antwoorden, zoals ja/nee. Geef je het antwoord dat de werkgever als diskwalificerend markeerde, dan word je automatisch gediskwalificeerd. Aan die diskwalificatie kan een afwijzingsmail hangen die pas na een ingesteld aantal dagen vertrekt, dus een nette afwijzing drie dagen na je sollicitatie kan zonder enige menselijke beoordeling zijn verstuurd. Hoe een sollicitatiesysteem verder met je cv omgaat, staat in ATS-cv in Nederland.

Voor zulke besluiten geldt artikel 22 van de AVG. De AP noemt als voorbeeld van een automatisch besluit met serieuze gevolgen dat iemand "niet voor een sollicitatiegesprek" wordt uitgenodigd. Volgens de AP-uitleg over geautomatiseerde besluitvorming bij werving mag een werkgever zo'n besluit alleen nemen als het noodzakelijk is voor het sluiten van de arbeidsovereenkomst of als je uitdrukkelijk toestemming gaf. Hij moet je vooraf vertellen dat het gebeurt en hoe het werkt, en jij moet het besluit kunnen aanvechten, je standpunt kunnen geven en een betekenisvolle menselijke tussenkomst kunnen krijgen.

De beoordelaar moet bekwaam zijn en de uitkomst kunnen overrulen; een medewerker die alleen een computerscore omzet in een nee, telt volgens de AP niet.

Wat je doet:

1. Vraag of een medewerker je sollicitatie heeft beoordeeld voordat het besluit viel.
2. Was dat niet zo, vraag dan om een nieuw besluit door een mens. De AP heeft daarvoor een voorbeeldbrief. De werkgever reageert binnen 1 maand, en een nieuw besluit volgt uiterlijk binnen 1 maand.
3. Vraag via je inzageverzoek naar de score of het oordeel over jou. De AP schrijft dat je bij een automatisch besluit recht hebt op specifieke informatie over het besluit in jouw geval, niet alleen in algemene zin.

Kwam de afwijzing snel en had het formulier geen vragen behalve je cv, controleer dan met de gratis ATS-check welke tekst een parser uit je bestand haalt voordat je opnieuw solliciteert.

Vermoed je discriminatie? De route via het College voor de Rechten van de Mens

Artikel 5 van de Algemene wet gelijke behandeling verbiedt onderscheid bij "de aanbieding van een betrekking en de behandeling bij de vervulling van een openstaande betrekking". De wet dekt onder meer godsdienst, ras, geslacht, nationaliteit en seksuele gerichtheid; leeftijd en handicap of chronische ziekte hebben elk een eigen wet.

Belangrijk is de bewijslast. Artikel 10 van die wet zegt: voer je feiten aan die onderscheid kunnen doen vermoeden, dan moet de werkgever bewijzen dat hij niet in strijd met de wet handelde. Je hebt dus feiten nodig, geen volledig bewijs. Een schriftelijke reden voor je afwijzing en de notities uit je inzageverzoek zijn precies zulke feiten.

Hoe dat uitpakt, laat oordeel 2015-122 zien. Een sollicitant van 60 had zijn leeftijd niet op zijn cv gezet en werd na een gesprek afgewezen. De werkgever verklaarde zelf dat hij niet transparant was geweest door zijn leeftijd weg te laten. Die eigen uitleg was voor het College genoeg om onderscheid te vermoeden, en de werkgever kon het niet weerleggen: verboden onderscheid op grond van leeftijd.

Het College voor de Rechten van de Mens behandelt zulke klachten in een kosteloze procedure. Je vult een klachtenformulier in, een juridisch medewerker belt je, de werkgever stuurt een verweerschrift en er volgt een zitting in Utrecht, waarvoor je geen advocaat nodig hebt. Het oordeel is niet juridisch bindend, maar wel gezaghebbend. Het College kan geen sanctie of schadevergoeding opleggen; daarvoor stap je naar de rechter, die rekening moet houden met het oordeel. Alle oordelen worden geanonimiseerd gepubliceerd.

Klacht indienen: welke route bij welk probleem?

Welke instantie je klacht behandelt, hangt af van wat er misging. De klachtenparagraaf van de Sollicitatiecode (artikel 7) en de bijbehorende klachtenprocedure verdelen het zo:

De Klachteninstantie van de NVP behandelt alleen schendingen van de code zelf, niet van wettelijke regels.

Bij de AP kies je tussen een tip en een klacht. Een klacht gaat over je eigen gegevens, en de AP deelt dan je identiteit met de werkgever. Een tip kan anoniem, maar je hoort niet wat ermee gebeurt. Voor een klacht wil de AP zien dat je eerst de werkgever hebt benaderd en een herinnering stuurde, dus doe elk verzoek per mail.

Heb je een WW-uitkering, bewaar de afwijzing dan ook: je adviseur bij UWV vraagt regelmatig om bewijs van je sollicitaties. Hoe je ze registreert, staat in sollicitatieplicht in de WW.

Wat deze regels je niet geven

Geen van deze routes levert je alsnog de baan op. Het College legt geen maatregel op, de Klachteninstantie van de NVP geeft een advies, en een nieuw besluit door een mens kan opnieuw nee zijn.

En de AI-verordening helpt je nu nog weinig. Systemen die sollicitaties "analyseren en filteren" en kandidaten beoordelen, staan als hoog risico in bijlage III, punt 4(a). Artikel 86 geeft je recht op uitleg over de rol van zo'n systeem in een besluit over jou en over de belangrijkste elementen van dat besluit. Maar de verplichtingen voor de systemen uit bijlage III gelden volgens de geconsolideerde tekst van artikel 113 pas vanaf 2 december 2027 (gecontroleerd op 13 oktober 2026). Artikel 86 geldt bovendien alleen waar ander EU-recht het recht op uitleg nog niet geeft. Tot die tijd zijn artikel 15 en artikel 22 van de AVG je gereedschap.

Mag ik opnieuw solliciteren bij een werkgever die me heeft afgewezen?+

De Sollicitatiecode en de AVG verbieden dat niet. Vraag eerst de reden, pas je cv aan op de eis die ontbrak en solliciteer bij een nieuwe vacature. Gaf je toestemming voor een talentpool, dan kan je profiel daar nog staan; vraag de werkgever tot welke datum.

Hoe reageer ik op een afwijzingsmail?+

Kort en zakelijk: bedank voor de reactie, vraag aan welke eis uit de vacature je niet voldeed en vraag hoe lang ze je gegevens bewaren. Wil je je beoordelingen zien, voeg dan een inzageverzoek op grond van artikel 15 AVG toe.

De kern

• De reden van je afwijzing komt uit de NVP Sollicitatiecode (artikel 5.1, binnen twee weken na het besluit): een zwaarwegende norm die je kunt aanhalen, maar geen wet die je kunt afdwingen.
• Afdwingbaar is je inzagerecht onder artikel 15 AVG: gratis, binnen een maand, en volgens de AP inclusief meningen en beoordelingen over jou.
• Stuur reden-, inzage- en eventueel herbeoordelingsverzoek in één mail binnen vier weken, want daarna mag je dossier volgens de gebruikelijke termijn al gewist zijn.
• Een afwijzing kan uit een knock-outvraag komen zonder dat een mens keek; dan geeft artikel 22 AVG je recht op een nieuw besluit door iemand die de uitkomst kan veranderen.
• Bij een vermoeden van discriminatie zijn de schriftelijke reden en je inzagegegevens de feiten die de bewijslast naar de werkgever verschuiven; het College beoordeelt dat kosteloos.