Varbi jobb: så söker du och vad rekryteraren ser i Varbi

TL;DR: Varbi är rekryteringssystemet bakom lediga jobb hos bland andra Arbetsförmedlingen, Lunds universitet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Du söker via arbetsgivarens annons, svarar på urvalsfrågor och bifogar CV som fil. Rekryteraren filtrerar på dina svar och öppnar CV:t som dokument. Svara på frågorna så att CV:t styrker varje ja, och ladda upp en textbaserad PDF eller Word-fil.

Vad är Varbi och vilka arbetsgivare använder det?

Varbi: ett webbaserat rekryteringssystem (ATS) där arbetsgivaren publicerar annonser och tar emot ansökningar, och där du som söker fyller i ett formulär och laddar upp dina handlingar.

Bakom systemet står Varbi AB i Trollhättan, enligt Varbis dataskyddspolicy. I dag säljs det som Grade Varbi, och Grade skriver att Grade Varbi används av fler än 70 000 rekryterare och rekryterande chefer. Den 15 januari 2026 gick Grade samman med Talentech, och det sammanslagna bolaget fortsätter under namnet Talentech. Samma koncern äger alltså även ReachMee.

Arbetsgivare som själva skriver att de använder Varbi:

• Arbetsförmedlingen: ansökan skickas via "vårt digitala rekryteringssystem Varbi".
• Lunds universitet: använder Varbi för all rekrytering, och ansökningar som skickas på annat sätt behandlas inte.
• Västra Götalandsregionen: regionens jobbportal finns hos Varbi.
• Stockholms universitet: ber dig avsluta kontot i Varbi när rekryteringen är klar.

Söker du "varbi lediga jobb" letar du efter något som inte finns: Varbi har ingen gemensam jobbsida för alla arbetsgivare. Varbis eget hjälpcenter skriver att du inte kan söka direkt från ditt konto utan hittar jobbet på arbetsgivarens webbplats, eller på Platsbanken, LinkedIn och Indeed, och klickar på "Sök jobbet". Varje arbetsgivare har en egen adress, till exempel vgregion.varbi.com eller goteborgsstad.varbi.com, med sina lediga jobb.

Hur söker du jobb via Varbi: snabbansökan eller konto?

Arbetsgivaren väljer per annons om du måste logga in innan formuläret visas. Den 13 oktober 2026 öppnade vi annonser hos fyra arbetsgivare. Arbetsförmedlingen och Lunds universitet krävde inloggning, medan Göteborgs Stad och VGR i de flesta annonser hade en snabbansökan som går att fylla i direkt.

Ett konto får du i båda fallen. Enligt hjälpcentret skapas ett konto automatiskt med din mejladress när du skickar in en ansökan, och du får ett mejl för att välja lösenord. Vill du registrera dig i förväg frågar Varbis registreringssida efter namn, e-post och ett lösenord på minst tio tecken, och avråder från att använda jobbmejlen. Alternativet på inloggningssidan är "Logga in med LinkedIn"; BankID fanns inte i något av de formulär vi öppnade.

Skillnaden märks om du blir avbruten. Hjälpcentret skriver att det bara går att pausa en ansökan när arbetsgivaren kräver inloggning. I en snabbansökan sparas inget förrän du skickar, så skriv långa svar i ett eget dokument först och klistra in dem.

Vad innehåller ansökningsformuläret i Varbi?

Varje arbetsgivare bygger sitt formulär, så fälten skiljer sig. Två snabbansökningar som vi läste fält för fält:

Båda formulären hade en ruta för att spara CV och brev i profilen till framtida ansökningar. Ingen av dem hade en knapp som läser in uppgifter från ditt CV eller din LinkedIn-profil. Namn, adress och telefon skriver du för hand.

Hos Arbetsförmedlingen syns formuläret först efter inloggning, men annonsen för en statistiker säger vad som gäller: bifoga ett CV där du anger årtal, månad och arbetsuppgifter för varje anställning, besvara urvalsfrågorna "detaljerat och sanningsenligt", och inget personligt brev behövs. Lunds universitet godtar färre format än Varbis standardlista: pdf, txt, rtf, doc och docx, högst 10 MB per fil.

Vad ser rekryteraren när din ansökan kommer in?

Flera arbetsgivare har lagt ut sina interna Varbi-manualer, och de ger en samstämmig bild. Funktionerna kan ha ändrats sedan manualerna skrevs, så läs dem som beskrivningar av hur systemet har fungerat.

Kandidatlistan. I Nacka kommuns användarmanual för Varbi visas sökande i en lista med namn, kommentarer, antal uppladdade filer, ansökningsdatum, svar på kvalificeringsfrågor, status, ort, födelseår, poäng och markeringar.

Kvalificeringsfrågor. Det här är den del som sorterar automatiskt. Enligt samma manual ser du som söker bara frågan och svarsalternativen, inte att det är en kvalificeringsfråga eller vilket svar som är det önskade. En annons kan ha högst fyra sådana frågor. Den som inte uppfyller ett skall-krav "hamnar direkt längst ner i listan" med status "Ej kvalificerade", och rekryteraren ser en grön bock eller ett rött kryss för varje svar. Arbetsförmedlingen skriver på samma sätt att svaren avgör om du går vidare och att frågorna är kopplade till kravprofilen.

Poäng och markeringar sätts för hand. Uppsala universitets manual beskriver hur rekryteraren kan sätta poäng mellan 0 och 100 för att rangordna, se en snittpoäng från flera bedömare och markera sökande med bokstäver. Fritextsvar går enligt Nackas manual inte att filtrera; de läses.

CV:t läses som dokument. Rekryteraren kan samla ansökningar, bifogade textdokument och bilder i en PDF för läsning eller utskrift. Vi har inte hittat någon beskrivning från Varbi, Grade eller arbetsgivarna av att systemet tolkar CV-texten till fält eller rangordnar CV:n. Grade lyfter i stället fram funktioner som avidentifierat urval, digital referenstagning och en modul för kompetensbaserad rekrytering.

Hur anpassar du CV:t och svaren för Varbi?

Råden följer av hur systemet hanterar svaren och filen.

1. Svara på urvalsfrågorna först i huvudet, sedan i formuläret. Läs annonsens krav och avgör vilka ja du kan styrka. Ett nej på ett skall-krav flyttar dig längst ner, och ett ja som CV:t inte styrker märks när rekryteraren läser.
2. Låt CV:t visa det du svarat. Har du svarat ja på "erfarenhet av akutpsykiatri" ska arbetsgivare, månader och arbetsuppgifter stå i CV:t. Arbetsförmedlingens krav på årtal, månad och arbetsuppgifter är ett bra minimum för alla Varbi-ansökningar.
3. Skriv fritextsvaren som korta brev. 500 tecken räcker till en situation, vad du gjorde och vad det ledde till. Använd annonsens egna ord, eftersom det är dem rekryteraren letar efter när svaren läses mot kravprofilen. Hur du bygger upp ett längre brev visar vi i exemplen på personligt brev.
4. Ladda upp en textbaserad PDF eller Word-fil. Varbi tar emot png, jpg och tiff, men en bild av ditt CV går inte att söka i eller kopiera från. Spara filen på datorn och ladda upp därifrån: hjälpcentret skriver att dokumentet ska vara sparat på din enhet, inte i en molntjänst, och att maxstorleken står i formuläret.
5. Kontrollera texten innan du skickar. Varbi läser kanske inte ut ditt CV, men nästa arbetsgivare kan använda ett system som gör det. Kör filen genom en gratis ATS-check som visar den utlästa texten, så vet du att namn, datum och rubriker finns som text och inte bara som bild.

Hur Varbi skiljer sig från ReachMee, Teamtailor och Workday går vi igenom i guiden till ATS-CV och svenska rekryteringssystem.

Kan du ändra en ansökan i Varbi, och hur länge sparas den?

Fram till sista ansökningsdag kan du uppdatera din ansökan under "Mina ansökningar" på profile.varbi.com. Efter sista dag kontaktar du arbetsgivaren. Att dra tillbaka en ansökan själv går bara om arbetsgivaren har slagit på den funktionen; annars är det arbetsgivaren som tar emot din begäran, eftersom arbetsgivarna är personuppgiftsansvariga för ansökningarna. Varbi ansvarar bara för själva kontot.

En arbetsgivare kan inte se om du sökt till andra företag och inte heller din profil. Söker du flera jobb hos samma arbetsgivare kan samma rekryterare däremot se alla dina ansökningar dit.

Tar du bort kontot försvinner det som ligger i kontot, men inskickade ansökningar ligger kvar hos arbetsgivaren och rensas enligt dennes villkor. I praktiken är det 24 månader hos flera offentliga arbetsgivare: Arbetsförmedlingen skriver att handlingarna bevaras i 24 månader, och Uppsala universitet har ställt in att Varbi gallrar automatiskt 24 månader efter att annonsen publicerades.

Hos myndigheter, regioner och kommuner blir ansökan en allmän handling. Samma manual från Uppsala påpekar att en begäran om radering enligt dataskyddsförordningen inte gäller allmänna handlingar. Göteborgs Stads formulär börjar därför med en ruta du måste kryssa i: har du skyddade personuppgifter ska du inte skicka in ansökan där utan kontakta den rekryterande chefen.

Hur söker jag jobb via Varbi?+

Hitta annonsen på arbetsgivarens webbplats eller på Platsbanken och klicka på Sök jobbet. Beroende på annonsen fyller du i en snabbansökan direkt eller loggar in först. Du kan inte söka jobb inifrån ditt Varbikonto.

Hur skapar man ett Varbi-konto?+

Kontot skapas automatiskt med din mejladress när du skickar in din första ansökan, och du får ett mejl för att välja lösenord. Du kan också registrera dig på inloggningssidan eller logga in med LinkedIn.

Vem äger Varbi?+

Varbi AB i Trollhättan. Systemet säljs som Grade Varbi, och Grade gick samman med Talentech i januari 2026. Bolaget heter nu Talentech och äger även ReachMee.

Jag kan inte logga in på Varbi. Vad gör jag?+

Använd Glömt lösenord på inloggningssidan och kolla skräpposten. Har kontot skapats via en snabbansökan har du kanske aldrig valt ett lösenord; hjälpcentret har en länk för att skapa ett nytt. Frågor om själva ansökan går till arbetsgivaren.

Sammanfattning

• Varbi används av bland andra Arbetsförmedlingen, Lunds universitet, VGR och Göteborgs Stad. Det finns ingen gemensam jobbsida; du hittar annonsen hos arbetsgivaren eller på Platsbanken.
• Urvalsfrågorna styr urvalet. Upp till fyra dolda kvalificeringsfrågor kan flytta dig längst ner i listan, och rekryteraren filtrerar på dina svar innan CV:t öppnas.
• Ingen källa vi läst beskriver att Varbi tolkar eller rangordnar CV-texten. CV:t läses som dokument, och poäng sätts av människor, så CV:t måste styrka varje ja i formuläret.
• Snabbansökan sparas inte under tiden, så skriv långa svar i ett eget dokument. Ändringar går att göra fram till sista ansökningsdag.
• Hos offentliga arbetsgivare är ansökan en allmän handling som ofta sparas i 24 månader, och att radera ditt konto tar inte bort den hos arbetsgivaren.